1. 确认活动日期与宾客需求
在选择宴会厅之前，建议先整理活动的基本资料。
初步预订清单：
活动日期
确定理想日期，并考虑是否有其他备选日期。
活动类型
确认是公司晚宴、颁奖典礼、毕业庆典，还是其他类型的活动。
预计出席人数
提供大概的宾客人数，以便选择合适的宴会厅。
饮食习惯
了解是否有穆斯林宾客需要特别的餐饮安排，或其他饮食限制。
食物过敏
提前告知我们的团队是否有宾客对特定食材过敏，或需要避免某些食物。
根据我们的实际经验，餐饮需求是活动筹备中值得提前关注的事项，尤其是需要照顾不同饮食习惯的宾客时。我们也建议主办方尽早询问场地档期，以提高预订到理想日期的机会。
2. 根据宾客人数与活动体验选择宴会厅
合适的宴会厅不仅需要容纳所有宾客，也应该能够呈现主办方希望营造的活动氛围。
在禧筵艺术主题宴会厅，我们会根据活动类型、预计人数，以及主办方希望带给宾客的体验，协助讨论合适的场地选择。
| 宴会厅 | 适合考虑的活动需求 |
|---|---|
| 星海宴会厅（Galaxy Banquet Hall） | 较多宾客的活动通常会考虑这间宴会厅，星空主题设计能够营造独特的活动氛围。 |
| 鎏金宴会厅（Gilded Pavilion Banquet Hall） | 较小规模的聚会通常会考虑这间宴会厅，金色主题装饰适合营造优雅的庆祝氛围。 |
| 盛唐宴会厅（Grand Tang Banquet Hall） | 适合希望体验中式宫廷主题设计、打造独特活动氛围的主办方。 |
我们的三间宴会厅均采用无柱式设计，方便主办方根据活动需求讨论不同的座位及舞台布置方式。最终选择时，也需要考虑各宴会厅的最低桌数或自助餐人数要求。
3. 为场地布置、活动进行及拆除预留足够时间
根据我们的实际经验，主办方经常忽略的事项之一，就是没有为场地装饰、设备安装及活动结束后的拆除工作预留足够时间。过于紧凑的时间表，容易让主办方及外部供应商在活动当天面临不必要的压力。
我们的团队会协助主办方检查活动时间表，确保各项重要工作能够得到适当协调。
| 活动阶段 | 需要提前准备的事项 |
|---|---|
| 场地布置 | 装饰安排、舞台准备及供应商进场时间 |
| 技术设备准备 | LED 屏幕内容、视频、音乐及音响需求 |
| 正式活动流程 | 宾客入场、致辞、颁奖及其他活动环节 |
| 设备拆除 | 移除装饰、设备及相关物品 |
| 场地清理 | 确保所有物品在规定的预订时段内移走 |
我们的标准场地预订时段：
日间时段
上午 10:00 至下午 3:00
晚间时段
下午 6:00 至晚上 11:00
全天时段
上午 9:00 至晚上 11:00
除非预订确认文件另有说明，标准活动时长为 5 小时。场地预订时段包含布置、活动进行、设备拆除及清场时间。如果需要额外时间，必须提前获得批准，并可能产生额外费用。
4. 提前准备 LED 屏幕内容、视频及音乐
活动中的影像展示和音乐播放，往往需要比主办方预期更多的准备工作。在禧筵艺术主题宴会厅，我们的专业团队可以配合主办方，协调 LED 屏幕展示、照片、视频及音乐播放等技术安排。
活动前建议准备以下资料：
展示内容
需要在 LED 屏幕播放的照片、简报及其他视觉素材。
活动视频
用于开场、庆祝环节或舞台展示的视频。
音乐安排
宾客入场、表演及重要环节需要播放的音乐。
播放顺序
确认不同照片、视频及音乐应该在哪个活动环节播放。
提前准备这些资料，可以让我们的团队有更充足的时间协调技术需求，并配合整体活动流程。
5. 协调外部供应商并提前了解潜在风险
部分活动可能需要外部装饰团队、摄影师、表演人员或活动制作团队参与。在禧筵艺术主题宴会厅，我们会协助主办方检查相关安排，尤其是在筹备时间有限的情况下，提前提醒可能出现的问题。
确认外部供应商之前，请检查以下事项：
| 检查项目 | 需要注意的事项 |
|---|---|
| 供应商审批 | 外部供应商必须在进行相关工作前，取得场地所要求的批准。 |
| 布置时间安排 | 确认供应商的进场时间、所需布置时间及完成工作的期限。 |
| 特殊安装工程 | 大型设备、舞台结构及其他较大规模的安装工程，需要提前获得批准。 |
| 场地安全 | 装饰工程不得损坏场地设施，也不能阻挡紧急出口。 |
| 安全保证金 | 适用的外部布置工程须缴付 RM2,000 可退还安全保证金，并遵守相关场地规定。 |
| 拆除与清洁 | 供应商必须在规定时间内移走设备、装饰及垃圾。 |
我们的团队会与主办方讨论可能影响活动时间及安全的事项，协助他们在活动开始前做好适当安排。
6. 检查餐饮、预订及最终确认事项
活动开始前，主办方也需要再次检查预订资料、餐饮安排及其他重要细节。
| 检查项目 | 需要确认的内容 |
|---|---|
| 预订确认 | 确保已接受报价，并完成规定的付款要求。 |
| 餐饮需求 | 确认饮食限制、食物过敏及特别餐饮安排。 |
| 宾客人数 | 最迟在活动前 14 天确认最终桌数或宾客人数。 |
| 付款安排 | 检查订金及余款的付款期限。 |
| 活动日期更改 | 了解档期、书面批准要求及可能产生的费用。 |
| 最终活动清单 | 检查活动流程、技术素材及已确认的安排。 |
我们的团队通常会在活动前三天左右，进行最后一次完整的活动清单确认，而不是等到活动当天才处理重要事项。到了这个阶段，我们会尽量落实所有已商定的细节，避免后续更改影响活动准备。
需要注意的是，活动前三天左右的最终流程确认，与条款规定的最迟活动前 14 天确认宾客人数属于不同事项。之后如需更改安排，仍须遵守相关预订条款，并在适用情况下取得书面批准。
提前做好准备，让活动筹办更顺畅
一份完整的活动预订清单，可以帮助主办方减少临时出现的问题，更有条理地安排每一个重要环节。我们的团队可以协助您了解活动需求、选择合适的宴会厅，并协调相关场地安排。
了解我们位于巴生的活动宴会厅常见问题（FAQ）
建议先准备活动日期、活动类型、预计宾客人数、餐饮需求及其他特别安排。
我们建议尽早询问场地档期，以提高预订到理想活动日期的机会。
是的。已确认的预订时段包含场地布置、正式活动、设备拆除及清场时间。
可以。我们的专业团队能够配合主办方，协调 LED 屏幕内容、视频、照片及音乐播放等技术安排。
最终宾客人数须在活动前至少 14 天确认。我们的团队通常会在活动前三天左右，再次检查并确认最终活动流程清单。
结语
一场顺利的活动，离不开清楚的事前规划、合理的时间安排，以及对宾客需求的充分了解。提前准备这些细节，不仅能够减少临时出现的问题，也能让主办方更安心地迎接活动当天。
在禧筵艺术主题宴会厅，我们通过实际的场地筹备经验，为主办方提供合适的安排建议、协调技术设备需求，并提前提醒可能出现的风险，让每一场活动都能在更充分的准备下顺利进行。
